辅助管理学:我国秘书学学科的拓展与更新

我国秘书学发展三十多年历经坎坷，直到2012年才进入本科专业目录。在2012年10月教育部最新修订发布的《普通高等学校本科专业目录》中，秘书学作为特设本科专业放在文学大类中国语言文学专业类。这一定位缘于中文是我国秘书学的母体学科，秘书学专业最初依附中文生成并延续至今，这直接影响到秘书学专业在高等学校本科专业目录中的定位。不科学的、不准确的定位①，直接导致该学科的存在缺少合理性，进而使学科缺少前瞻性和扩展性，影响了学科的发展和成熟。 学科是“主体为了教育或发展的需要，通过自身认知结构与客体结构的互动而形成的一种具有一定知识范畴的逻辑体系，它具有创造知识、系统管理和全面育人的功能和价值”。②要满足社会发展需求，培养符合社会需要的合格人才，必须打好学科基础。社会的发展进一步促进了学科的发展。社会政治、经济、科技、文化等方面的需求是学科发展的不竭源泉，这种需求不仅为学科发展提供了丰富的材料，还为学科发展提供了大量的课题。离开了社会各方面的需求，学科就会成为无源之水、无本之木。以此观照我国当前秘书学学科和专业教育的现状：随着我国经济社会的持续快速发展和管理科学的突飞猛进，应决策科学化、管理现代化的需求，各行各业对秘书人员的需求大量增加，培养出一批社会急需的素质高、能力强的秘书人才，是高速发展的社会对我国秘书学学科和秘书专业教育提出的要求。因此，秘书学学科迫切需要更新、拓展、延伸，以求早日摆脱学科自身发展缓慢和以学科为基础的秘书学专业教育难以满足社会发展需求的双重困境。 一、秘书学研究对象是为领导提供辅助管理综合服务的人员及其实践活动 “一门学科的创生必须有其他学科无法取代的科学的定义和研究对象，这是学科安家之本。离开了这一前提，所谓的新学科只能是‘取宠之学’或‘理论拼盘’。”③一门学科的建立，首先要明确研究什么，独特的学科研究对象是一门学科得以成立的充分必要条件，这就需要建立学科研究对象范畴。秘书学属于一般科学范畴，它的研究对象是丰富具体的秘书实践活动。在我国经济社会飞速发展的近二三十年间，“秘书”的角色变化非常快。作为一种非常普遍的社会职业，我国目前的秘书类职位有行政总监、办公室主任、行政主管、行政专员、助理、秘书、前台、接待、后勤人员、合同管理员（档案管理员、资料员）、电脑操作员、打字员、录入员、文员、副手等。我国国家机关的秘书机构有办公厅（室）、秘书处（科）、政策研究室、信访办公室、综合部、机关事务管理局等。这一职位的名称在变化、职责在增加，且出现了更为细致化分工的趋势，“秘书”已经不仅仅是具有“秘书”头衔的人员。由于“秘书”概念的多样性，秘书活动作为学科的研究对象显然不符合社会发展和时代进步的要求，“秘书学”是研究“秘书”和“秘书工作规律”的科学的说法已不合时宜。我们认为，“秘书学”是一个典型的“戴帽专业”④，即以学科属性不明确的职业性名称作为学科名称。因此，必须重新确定秘书学独特的研究对象范畴，探寻学科的本质属性，摘掉受限制的行业帽子，学科才可能有更大的发展空间。 确定学科的研究对象需要先确定学科的逻辑起点，因为逻辑起点的确立可以使研究对象清晰化和特定化。我们认为，无论是秘书诞生之初的辅助，还是当前随着管理科学、领导科学的发展而日益增加的职能，“助理”是人类任何阶段的秘书活动内在的质的规定性。根据“助理”这个逻辑起点再来考量秘书学的研究对象，那么，处于领导近身，为领导提供综合服务、辅助管理的人员及其实践活动都应该是秘书学的研究对象，而不限于是否具有“秘书”的头衔。远的如从春秋战国时期开始出现的家臣、门客、食客、秉承太监、幕僚师爷等非官方秘书，近的如现代职场上形形色色的综合辅助人员，都应该纳入学科的研究范畴。“助理”作为职业名称更恰当，非常契合现代社会对综合辅助管理人员的称谓，可促使人们科学地、正确地认识这一职位，也更能表达对该职位的尊重。因为“秘书”一词已不能全面地描述和涵盖这一职业群体，难以与当今变化多样的工作名称和不断增加的职责保持一致。在当今职场上，对这一职位的描述，“助理”越来越多地取代了“秘书”。如European Management Assistants（欧洲秘书协会）就将该职位人员称为Management Assistants。 二、领导科学的发展和科技革命促进了“秘书（助理）”科学的发展 “秘书”科学研究必须在管理科学和领导科学的背景下开展，有领导者就有为领导者提供辅助服务的人员，可以说，助理活动是与领导活动相伴而生的，领导与秘书（助理）的关系体现了社会分工细化与社会协作强化的对立统一关系。“秘书工作是因领导工作的需求而产生、存在、发展的。因此，适应领导者和领导工作需求，为其提供周到、高效、综合性的辅助和服务，就成为秘书工作万变不离其宗的规律。”⑤领导活动自古就有，领导与管理原本是二位一体的。随着生产力水平的不断提高、生产规模的不断扩大和社会事务的日趋复杂以及现代科学技术水平的日新月异，传统的个体的经验领导越来越不能适应客观形势发展的要求，领导活动日趋专门化和复杂化，经验领导逐步上升为科学领导，领导科学应运而生。因此，领导科学随着社会化大生产和现代科学技术的发展从管理科学中分化出来。现代领导科学认为，领导者不应该仅仅是优秀的管理者，而应是负责解决带有全局性、宏观性、方向性和战略性问题的人。领导者的工作任务应该是进行组织愿景的构建、战略思考、用人激励、协调沟通以及变革创新等。然而，领导者的工作必然包含那些局部性、微观性、具体性和战术性问题，这些问题特别是一些程序性工作自然而然地由个人参谋（助理、秘书）来代劳，以保证领导者有足够的精力和时间谋划大局；即便是领导者开展的组织愿景构建、战略思考、用人激励、协调沟通、变革创新等工作，也少不了个人助理的参谋与协助。实际情况是，现今的“秘书”不仅以自己丰富的工作经验和综合能力辅助领导者做好具体的日常管理工作和应急管理工作，而且通过开展调查研究、提供信息、审核把关、提出建议、沟通协调、督促落实等工作，协助领导者思考，帮助领导者决策，并为落实决策做好服务工作。可以说，经济社会的发展对领导工作提出了更高的要求，领导工作又对助理（秘书）工作提出了更高的要求，以保证领导工作的科学性和高效性，从而提高组织整体的管理水平和管理效率。所以秘书（助理）科学的发展必须与领导科学的发展同步。 迅猛发展的管理科学不仅追求管理指挥的有效性、管理决策的科学性，而且追求管理手段的先进性。当前，电子计算机和信息技术在管理领域的应用不仅促进了领导科学的发展，对秘书（助理）工作更有着特别重要的意义。它改变了以往秘书的工作方式和工作范畴，进而推动了秘书工作范畴的扩展和职责的增加。如今的办公自动化是一个包含数据处理、文字处理、办公事务处理、管理信息系统、决策支持系统和网络信息系统在内的综合一体化的系统。秘书（助理）的工作诸如文字处理、信息管理、调查研究、日程安排、会务工作、沟通协调、日常事务管理等几乎都可以借助办公自动化系统来开展，既实现了科学化、高级化、精确化、动态化，工作质量和工作效率也得到了极大提高。工作方式的改变以及领导工作对秘书（助理）工作愈来愈高的要求，敦促秘书（助理）人员去积极主动地拓展自己的服务范围，追求更优质高效的辅助服务。 在目前经济社会大发展、科技革命日新月异的大背景下，为满足领导工作对助理工作更新、更高的要求，传统意义上的秘书工作职责和工作内容已经发生了很大变化。如我国国家机关对秘书（助理）工作提出了“四个转变”和“六个强调”，即从单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策，从单纯地传递信息转变为综合处理信息，从被动服务转变为主动服务，从凭老经验办事转变为科学化管理；强调调查研究工作、强调信息工作、强调信访工作、强调协调工作、强调督查工作、强调党务政务服务工作。为此，秘书（助理）工作就应该向辅助决策、综合处理信息、主动服务与科学化管理方向发展，为领导者的核心工作——决策提供更加优质高效的服务。可见，领导科学和科技革命促使了秘书（助理）科学的产生和发展，管理科学和领导科学的发展又给秘书（助理）科学提出了新任务，促其尽快地发展与成熟。 三、“秘书学”学科的拓展与更新——辅助管理学 （一）辅助管理学的性质 应时代发展的要求，以“助理”为逻辑起点，以助理活动为研究对象的秘书学学科必须摘掉“秘书学”这个职业性名称的帽子，而冠之以真正体现学科本质属性的名称——“助理学”（全称“辅助管理学”）。“辅助管理学”作为学科名称，可以分解成“辅助”（“助”）和“管理”（“理”）两个关键词。“管理”体现了该学科鲜明的管理学学科属性（绝非归属文学门类），是管理科学中具有独立意义和独立形象的组成部分，有助于准确的学科定位。目前我国高等教育学科管理学门类下设管理科学与工程、工商管理、农村经济管理、公共管理以及图书馆、情报与档案管理等五个一级学科，由于辅助管理职位具有普遍性，辅助管理学不宜纳入其中任何一个学科，辅助管理学的定位还有待深入研究。“辅助”则鲜明地体现了学科研究对象的本质属性，即通过提供综合性服务，辅助领导者开展工作，辅助领导者和组织提高工作绩效。我们认为，“辅助管理学”是一门研究辅助管理（助理）活动的规律、原则和方法的学科，它的目标是通过提高助理者的素质和能力，促进领导及组织工作的高效性和科学性。它是一门综合性很强的学科，涉及管理学、政治学、经济学、社会学、心理学、写作学、公共关系学、传播学、行为科学等多学科，也是一门具有很强的针对性和可操作性、集理论与实践于一身的应用学科。 （二）辅助管理学理论框架的设想 辅助管理学有明确的逻辑起点——助理，有明确的研究对象——以综合辅助为本质内容的助理实践，在此基础上，探索和回答谁来助理、辅助谁、如何综合辅助等问题，就可以帮助我们演绎出辅助管理学（助理学）的基本理论框架。 1.助理的性质 这包括助理的本质，助理的涵义、范畴与价值，助理与领导，助理与管理，助理的职位与职责，助理的类别与层次，如何评价助理效能，评价助理效能的指标和方法，助理权力的来源，助理权力的特点，助理权力运用的重要性及权力运用策略等。 2.助理的历史 把握助理学的历史脉络，研究助理学的变迁史，不仅有助于我们增强对当代助理行为的理解，也有助于我们了解助理过程，科学把握人们对有效助理者的期望和形象要求是如何随着组织、社会和文化的变迁而改变的。 3.助理的品质与技能 （1）提高助理的品质：对影响助理有效性的个性差异展开讨论，包括对助理者价值、能力、水平、个性品质等的讨论。助理素质的主要内涵包括政治素质、道德素质、思想素质、法律素质、职业素质、文化素质、科技素质、经济素质、心理素质、身体素质等。创新能力的培养。助理群体（俗称秘书班子）结构（知识、专业、智能、气质和年龄结构），理解团队工作。助理人才的培养、选拔与使用。 （2）发展助理技能：助理者的技能应包括辅助决策的技能（协助领导者确定目标、协助领导者设计方案、协助领导者评先选优、协助领导者实施反馈）、文件处理的技能、会议管理的技能、调查研究的技能、沟通协调的技能、处理信息的技能、辅助控制工作的技能等等。 4.助理艺术：助理学的经验储备 现代助理工作要取得成效，就要掌握和运用好助理规律，增强对助理活动的驾驭能力，这就是助理艺术。助理艺术是创造性的助理方法，这是助理学综合性、应用性特点的突出表现。应研究授权、用权的艺术，运用时间的艺术，处理日常事务的艺术，挡驾的艺术，处理关系的艺术，语言的艺术，沟通的艺术等等。 我国自上世纪八十年代首设秘书学专业以来，作为一门发展中的学科，秘书学目前仍深陷艰难境地，学科地位受到一定的质疑。然而，时代呼唤以现代学科形式出现的（秘书）助理学，时代需要一门成熟、完善和科学的（秘书）助理学。在现代社会领导活动日趋复杂的环境下，更好地把辅助管理学（助理学）的原理和方法，应用于具体的助理实践当中以提高领导活动的效率，具有积极的时代意义。可以肯定，助理学的兴起是必然的、不容置疑的，其经验体系和理论体系必将达到高度的整合和统一，随着领导科学的发展而得到充分发展，并显示出特有的价值。 注释： ①李力.秘书学具有鲜明的管理学学科属性［J］.档案学通讯，2013（2）：32-35. ②孙绵涛.学科论[J].教育研究，2004（6）：49-55. ③陈燮君.学科学导论——学科发展理论探索［M］.上海:上海三联书店，1991:229-230. ④纪宝成.中国大学学科专业设置研究［M］.北京：中国人民大学出版社，2006:48. ⑤朱净之.适应并服务于领导管理活动——关于秘书工作基本规律的思考［J］.成都大学学报（社科版），1994（2）:98-100.

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